Firma del contrato y gestión contractual: qué hacer después de ganar

Ganar la adjudicación es una gran noticia, pero el trabajo real apenas empieza. Entre el acto de adjudicación y el primer pago hay trámites con plazos estrictos, y los incumplimientos en esta fase pueden costarte el contrato antes de empezar. Esta guía recorre el camino posterior a la adjudicación y las claves de una buena gestión contractual.

Después de la adjudicación

Una vez la entidad publica el acto de adjudicación, el adjudicatario debe estar atento a los plazos para firmar el contrato y constituir las garantías. El pliego y el cronograma señalan los términos; cumplirlos es obligatorio, porque si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del plazo, la entidad puede hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, si se exigió, y adjudicar al siguiente en orden de elegibilidad, según lo previsto por la ley. Por eso conviene tener todo listo antes de que se publique el resultado.

Documentos para la firma

Normalmente se solicitan documentos actualizados, entre ellos:

• Certificado de existencia y representación legal vigente.
• RUT actualizado.
• Certificación de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales, firmada por el revisor fiscal o el representante legal, según corresponda.
• Antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales cuando se exijan.
• Cuenta bancaria certificada para los pagos.
• Documentos de conformación del proponente plural, si aplica (ver guía).
• Documentos adicionales que indique el pliego.

La firma del contrato se realiza en la plataforma cuando el proceso es transaccional, siguiendo el procedimiento vigente, con los usuarios de la entidad y del contratista.

Las garantías

Las entidades exigen garantías para proteger el patrimonio público. Según el tipo de contrato y el pliego, pueden incluir:

• Cumplimiento del contrato, que cubre perjuicios por incumplimiento.
• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, relevante cuando el contratista emplea personal.
• Estabilidad y calidad de la obra, en contratos de obra.
• Calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento, en suministros y servicios.
• Responsabilidad civil extracontractual, frente a daños a terceros.
• Buen manejo y correcta inversión del anticipo, cuando hay anticipo.

Se constituyen mediante póliza de seguros, garantía bancaria o patrimonio autónomo, con montos y vigencias definidos por el reglamento y el pliego. La entidad debe aprobarlas antes de iniciar la ejecución, así que entrégalas completas y con tiempo. El costo de las primas debe haber estado previsto en tu oferta (ver guía de costos).

Requisitos de perfeccionamiento y ejecución

El contrato estatal se perfecciona con el acuerdo sobre objeto y contraprestación y su elevación a escrito. Para iniciar su ejecución suelen requerirse, además, el registro presupuestal y la aprobación de las garantías. Hasta que se cumplan, no debes iniciar actividades por tu cuenta ni incurrir en gastos que luego no se reconocerán.

Supervisión e interventoría

El seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato está a cargo de un supervisor, que es un funcionario de la entidad, o de un interventor, que es un tercero contratado cuando se requieren conocimientos especializados o la complejidad lo justifica. Esta distinción está regulada en el Estatuto Anticorrupción, la Ley 1474 de 2011. Para ti son tu interlocutor principal durante la ejecución: aprueban informes, validan entregables y certifican el cumplimiento para los pagos. Mantener una relación profesional, documentada y respetuosa con ellos evita conflictos.

El acta de inicio y la ejecución

El acta de inicio formaliza la fecha desde la cual corre el plazo de ejecución. A partir de ahí, lleva un archivo ordenado de todo lo que ocurra:

• Informes periódicos y evidencias de avance.
• Entregas parciales con actas de recibo.
• Comunicaciones con el supervisor o interventor, siempre por escrito.
• Cambios de personal o de alcance autorizados.
• Facturas y soportes de pago.

La documentación es tu defensa ante cualquier controversia y, además, la base de tus certificaciones de experiencia (ver guía).

Pagos

Los pagos se realizan según la forma pactada: contra entrega de productos, por actas parciales, mensualidades o un esquema mixto. Para solicitarlos, normalmente debes presentar factura (electrónica, según las reglas tributarias aplicables), informe de ejecución, certificación de aportes a seguridad social y el visto bueno del supervisor o interventor. Planifica tu flujo de caja: entre la ejecución y el pago pueden pasar semanas.

Modificaciones, adiciones y prórrogas

Durante la ejecución pueden surgir necesidades de cambios. Las más comunes son:

• Adición: aumento del valor del contrato. Existen límites legales: en general, el valor adicionado no puede superar el cincuenta por ciento del valor inicial expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes.
• Prórroga: ampliación del plazo.
• Modificación: cambios en las condiciones, siempre que no alteren la esencia del objeto y se justifiquen.
• Suspensión: interrupción temporal por causas justificadas.

Todas deben constar por escrito, ser aprobadas por la entidad y, cuando haya cambio en garantías, actualizarse en las pólizas. No ejecutes trabajos adicionales sin formalizarlos primero, porque podrías no recibir el pago.

Incumplimientos y sanciones

La entidad puede aplicar multas, declarar el incumplimiento o hacer efectivas las garantías cuando el contratista incumple, siguiendo el debido proceso y los procedimientos previstos en la ley y en el contrato. Ante cualquier señal de atraso o dificultad, comunícalo temprano por escrito, propón soluciones y solicita las modificaciones pertinentes en lugar de esperar a que el problema crezca.

Terminación y liquidación

Cuando el contrato termina, se hace el balance final de lo ejecutado y lo pagado, y se firma el acta de liquidación, en los plazos que fijan la ley y el contrato. Solicita luego la certificación de cumplimiento y guárdala: es un activo para tus próximos procesos. El ciclo completo se resume en la guía de etapas.

Errores frecuentes

• Descubrir los documentos de firma el día del vencimiento.
• Entregar garantías con errores que demoran su aprobación.
• Iniciar la ejecución sin acta de inicio o sin aprobación de garantías.
• Hacer trabajos adicionales sin modificación formalizada.
• No mantener evidencia ordenada de la ejecución.
• Olvidar solicitar la certificación y el acta de liquidación al terminar.

Conclusión

La gestión contractual exitosa se apoya en tres hábitos: cumplir plazos con anticipación, documentar todo por escrito y formalizar cualquier cambio. Con ellos, el contrato se convierte en un ciclo ordenado de ejecución, pago y certificación, y cada contrato bien ejecutado te prepara para el siguiente.