Cómo consolidar una experiencia relevante para licitar

En la mayoría de procesos de contratación, la experiencia es el requisito que más proponentes elimina. No basta con haber trabajado en el sector: hay que demostrarlo con documentos, con el objeto correcto, en el valor exigido y en la forma que pide el pliego. Consolidar una experiencia relevante es un trabajo de archivo y de estrategia que conviene hacer mucho antes de que aparezca el proceso que te interesa.

Qué entiende la entidad por experiencia relevante

Las entidades piden experiencia general (tiempo o trayectoria en el sector) y experiencia específica (contratos con un objeto, magnitud o características similares al que se va a contratar). La específica es la crítica. Normalmente se define con tres variables: cuántos contratos se exigen, cuál es el valor mínimo (casi siempre expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, liquidados a la fecha de terminación o de firma, según lo diga el pliego) y qué objeto o clasificación UNSPSC deben tener.

Qué contratos suelen contar

• Contratos terminados o ejecutados, y a veces también en ejecución si el pliego lo permite expresamente.
• Contratos cuyo objeto coincide con el solicitado o se relaciona con las clases UNSPSC indicadas.
• Contratos celebrados con entidades públicas o con privados, siempre que el pliego no limite el tipo de contratante.
• Contratos que puedas respaldar con documentos verificables.

Un contrato "parecido" que no cumple el objeto ni los códigos puede no ser aceptado. Por eso la clasificación es tan importante; revisa la guía del clasificador.

Cómo se acredita

Según el proceso, la experiencia se prueba de dos maneras principales:

• Registro Único de Proponentes (RUP): si el pliego lo exige, la experiencia que tienes inscrita y en firme se verifica a través de este registro, con la clasificación UNSPSC.
• Certificaciones y soportes: certificados de la entidad contratante, actas de liquidación o de recibo final, copias de contratos, y en algunos casos facturas o actas de terminación. Una buena certificación indica contratante, contratista, objeto, valor, fechas, porcentaje de participación y calificación del servicio.

Cómo construir tu archivo de experiencia

La mejor práctica es crear un expediente por cada contrato en cuanto lo terminas:

• Solicita la certificación de cumplimiento y el acta de liquidación apenas se firmen. Con el tiempo, los funcionarios cambian y los documentos se vuelven difíciles de obtener.
• Verifica que los datos coincidan: el nombre, el NIT, el objeto y los valores deben ser consistentes en todos los documentos.
• Guarda el contrato, las adiciones y las modificaciones, porque el valor final puede incluirlas.
• Registra el código UNSPSC bajo el que lo clasificarías.
• Mantén una tabla resumen con valor en pesos y en salarios mínimos de la fecha pertinente.

Experiencia en consorcio o unión temporal

Si ejecutaste un contrato como integrante de un consorcio o una unión temporal, la experiencia suele reconocerse en proporción a tu porcentaje de participación, aunque algunos pliegos tienen reglas distintas. Verifica que la certificación indique ese porcentaje. Y cuando vayas a presentarte en alianza, revisa cómo suma el pliego la experiencia de los integrantes y si exige que uno de ellos aporte un mínimo (guía de consorcios).

Casos especiales

• Fusión, escisión o cesión de establecimiento de comercio: pueden transferir experiencia bajo ciertas condiciones. Si estás en uno de estos casos, documenta el acto y pregunta cómo lo trata el pliego.
• Matriz, filiales y empresas vinculadas: la experiencia es, en principio, de quien ejecutó el contrato. Algunos pliegos admiten la de vinculadas bajo condiciones específicas; no lo supongas.
• Contratos en el exterior: suelen exigir documentos traducidos oficialmente y legalizados según las reglas aplicables a documentos extranjeros. Confirma los requisitos en el pliego y prepara los trámites con anticipación.
• Experiencia como persona natural y luego como empresa: su traslado depende de las reglas del proceso; documenta bien la relación.

Verificar tu información empresarial

Para respaldar datos de existencia, objeto social y antigüedad de tu empresa, utiliza los certificados de la cámara de comercio. El Registro Único Empresarial y Social (RUES) permite consultar información de matrícula y renovación de los comerciantes, útil para comprobar que tu información pública esté al día.

Errores frecuentes

• No pedir certificaciones al terminar el contrato y depender del recuerdo del funcionario años después.
• Presentar certificaciones sin valor, fechas o porcentaje de participación.
• Asumir que el valor del contrato en pesos corrientes es el que cuenta, sin convertirlo como indica el pliego.
• Descuidar la coincidencia entre el RUP y las certificaciones aportadas.
• Intentar acreditar experiencia con contratos que no cumplen el objeto, esperando que la entidad sea flexible.

Cómo crecer en experiencia de forma estratégica

Si hoy tu experiencia es limitada, no esperes a tener "el contrato grande". Empieza por contratos de menor cuantía o mínima cuantía en tu sector, que construyen historial con menos barrera de entrada. Participa como subcontratista o como integrante minoritario en un consorcio para aprender y acreditar. Y busca que cada contrato quede bien certificado y clasificado en el RUP.

Conclusión

La experiencia se gana ejecutando y se prueba documentando. Quien trata sus certificaciones como un activo, las organiza y las alinea con los códigos UNSPSC correctos llega a cada proceso con ventaja. Quien las busca desesperado la semana del cierre suele quedarse en el camino. Complementa esta guía con los requisitos habilitantes para ver el panorama completo.